Gestión de Proyectos: ¿Qué es y cómo funciona?

La gestión de proyectos es un conjunto de actividades que incluye iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar proyectos. Es una disciplina que te brindará principios, técnicas y herramientas para ayudarte a terminar las cosas a tiempo y dentro del presupuesto.

El pilar fundamental de fuerza que sostiene todo el proyecto es el equipo de personas altamente productivas que se entregarán por completo y darán su máximo esfuerzo para realizar el trabajo.

La gestión de proyectos consta de una serie de procesos que se relacionan entre sí. Una serie de acciones realizadas por un equipo de personas que trabajan hacia un mismo objetivo y una meta muy establecida.        

Importancia de la gestión de proyectos

En su mayoría, el desarrollo de estos proyectos es compleja, y se ven involucradas numerosas partes, lo cuál debés tener un gerente de proyecto para liderar la iniciativa y mantener a todos en la misma página, ya que es fundamental para el éxito del proyecto.

Según un estudio realizado por Project Management Institute, determinó que las organizaciones que utilizan cualquier tipo de metodología de gestión de proyectos son mejores para cumplir con el presupuesto, el cronograma, el alcance, los estándares de calidad y los beneficios esperados.

Te compartimos tres razones por las que debés utilizar la gestión de proyectos:

1. Tené una planificación de proyectos realista

Analizá el panorama general y establecé metas, presupuestos y cronogramas de gantt realistas y alcanzables. Sin una gestión cuidadosa, un proyecto podrá descarrilarse rápidamente incluso antes de que haya comenzado.

Para establecer lo antes mencionado, el administrador del proyecto se comunicará con diferentes partes interesadas, en este caso, parte del equipo, para comprender las prioridades estratégicas y los objetivos comerciales de la iniciativa. 

2. Acabá con la confusión: tené un enfoque y objetivos claros

La función primordial del gerente de proyectos es afinar prioridades y definir los objetivos de sus proyectos. A experiencia de expertos, cuando la gestión del proyecto se deja en manos del equipo, el alcance y los objetivos podrán confundirse fácilmente. Para ello, un enfoque poco claro podrá conducir a un avance lento del alcance, plazos incumplidos y gastos excesivos.

Además, sin un gerente de proyecto que supervise los planes del proyecto y los desgloses de tareas, es posible que muchos equipos no noten los factores de riesgo potenciales a medida que surgen. Si no abordan los riesgos del proyecto en evolución, el equipo podría terminar priorizando las tareas equivocadas.

3. Gestioná el alcance y el presupuesto 

La gestión de proyectos es un impulsor de la estrategia organizacional. Entonces, si no lo está aplicando a sus iniciativas, está perdiendo una oportunidad crucial para crecer.

La gestión de proyectos reduce los costos del mismo al mejorar la eficiencia, mitigar los riesgos y optimizar los recursos. Incluso con el costo adicional de invertir en un gerente de proyecto, las organizaciones podrán ganar mucho más.

Tipos de metodologías de proyectos 

Dependiendo de la industria, se podrá emplear diferentes metodologías de gestión de proyectos para gestionar las cinco etapas y lograr un resultado exitoso. Estas son algunas de las más populares:

  • Gestión de proyectos en cascada 

El modelo de cascada es un enfoque lineal para la entrega de trabajo. El gerente del proyecto presenta los requisitos de las partes interesadas, elabora el diseño, construye la solución, la prueba, la implementa y luego la pasa a una etapa de mantenimiento.

  • Gestión ágil de proyectos 

Este modelo se utiliza en proyectos de software, sin embargo, se volvió más común en otros tipos de proyectos, como marketing. Su función a la hora laborar implica un trabajo iterativo en ráfagas cortas llamadas “sprints”. El trabajo está limitado en el tiempo y el equipo hace todo lo que puede antes de pasar al siguiente conjunto de requisitos.

  • Gestión de proyectos Lean 

Conformado por dos enfoques principales, los cuales son fundamentales para: entregar valor al cliente y minimizar el desperdicio. Los gerentes de proyectos Lean se esfuerzan por entregar los proyectos con éxito mientras se mantienen fieles a estos valores.

Etapas de un proyecto 

  • Inicio

Reconocé el comienzo del proyecto o una fase y que una fase puede continuar en la siguiente. El proceso de iniciación mantiene al equipo enfocado en el negocio o detiene el proyecto si no cumple con todas las necesidades y preferencias.

  • Planificación

Creá de un esquema viable que incluirá actividades claramente definidas, estimaciones de costos, desarrollo de cronogramas y planificación de recursos.

  • Ejecución

Llevá a cabo los procesos que son seguidos por la distribución regular de información y el desarrollo del equipo.

  • Seguimiento y control 

Control de la calidad de los resultados del proyecto, observación de cambios significativos y realización de los ajustes necesarios en el proyecto

  • Cierre 

Recopilá todos los datos necesarios para garantizar que se complete lo proyectado.

Mejores prácticas en la gestión de proyectos 

1. Mantén una comunicación constante

¿De qué sirve un plan de proyecto si no lo comunicás de manera efectiva a tu equipo? La mala comunicación no solo afecta el plan, sino que también retrasará la ejecución de tu proyecto cuando los problemas y preocupaciones no salen a la luz.

Es crucial establecer y mantener líneas de comunicación consistentes entre las partes interesadas del proyecto y tu equipo para que todos estén en sintonía.

Te compartimos consejos para mantener una comunicación constante:

Casi todos los pasos del ciclo de vida del proyecto requieren comunicación y si esto es un problema para tu equipo, tal vez sea hora de probar nuevas estrategias.

Aquí hay tres estrategias de comunicación simples que podés usar.

  • Organizá reuniones periódicas: esto no significa que debás convocar una reunión para cada tema. En su lugar, organizá una reunión regular semanal o quincenal que abarque en qué están trabajando todos, cualquier cosa que surja y brinde a su equipo la oportunidad de expresar sus inquietudes.
  • Adoptá una herramienta de comunicación de proyectos: ya sea su software de gestión de proyectos o alguna otra forma de herramienta de colaboración, asegúrate de tener alguna otra vía de comunicación además del correo electrónico.
  • Fomentá la comunicación para cualquier problema: a veces, la mayor barrera para la comunicación es el temor a represalias por informar un problema. Es crucial crear un entorno abierto entre vos y tu equipo para que se sientan seguros de plantearle cualquier problema.

2. Cuidá la carga de trabajo de tu equipo

Los seres humanos no son máquinas y, dado que la tecnología no ha progresado lo suficiente como para dar la bienvenida a nuestros señores robóticos, debés tener en cuenta cuánto trabajo está realizando su equipo al desarrollar su plan de gestión de proyectos.

Asignar demasiadas tareas a un solo miembro del equipo conducirá rápidamente al agotamiento, lo que retrasará a tu equipo y proyecto durante el tiempo que le lleve reasignar ese trabajo.

Te presentamos consejos para cuidar la carga de trabajo de su equipo:

Es importante comprender que una de las claves principales para maximizar la eficiencia es mantener a su equipo energizado y consistente.

Estos dos consejos ayudarán a garantizar que su equipo produzca el mejor trabajo posible sin agotarse.

  • Usá software con una función de gestión de carga de trabajo: existen muchas opciones de software de gestión de proyectos que ofrecen capacidades de gestión de carga de trabajo como Mawi Managers. Utilizá las funciones de este programa para medir y realizar un seguimiento de cuántas tareas están ejecutando los miembros de su equipo, para asegurarse de que no se sobrecarguen.
  • Establezca un límite de tareas de antemano: la mayoría de las funciones de administración de la carga de trabajo le darán la opción de establecer un límite en la cantidad de tareas que se supone que un miembro del equipo debe ejecutar al mismo tiempo. Asegúrate de establecer un límite realista basado en la dificultad y la duración de cada tarea.

3. Asegurate de que todos los roles y responsabilidades estén claros

En la mayoría de los casos, no ejecutará un proyecto solo y tendrá que confiar en un equipo para que lo ayude en los pasos de planificación, ejecución y entrega de la gestión del proyecto.

Como cualquier proceso complejo, cada persona cumple con un deber, pero si esos deberes no están claros, dará lugar a conflictos, problemas y pasos perdidos en el proceso.

Acá te dejamos algunos tips para asegurarse de que todos los roles y responsabilidades estén claros:

Una de las responsabilidades de un gerente de proyecto es aclarar roles poco claros. Esta es una forma segura de mejorar el rendimiento, aumentar la satisfacción laboral y minimizar las posibilidades de perder tareas.

  • Creá una matriz RACI: una matriz RACI es un gráfico de planificación simple que permite a los gerentes de proyecto asignar responsabilidades para su proyecto.  RACI significa: responsable, autoridad, consultor e informadores.
  • Solicitá comentarios: si creés que algunos roles del proyecto no están claros, es probable que algunos de los miembros de tu equipo sientan lo mismo. Nunca está de más preguntarle a tu equipo sobre estos roles y quién encajará mejor en ellos.

4. Gestioná tus riesgos

Al ejecutar un proyecto, las cosas saldrán mal. Es inevitable.

Eso significa que es extremadamente importante hacer todo lo posible para prepararse para lo peor y esperar lo mejor mediante la gestión de sus riesgos. No permitás que estos riesgos definan el éxito de tu proyecto.

A continuación algunos consejos para gestionar tus riesgos:

La gestión de riesgos del proyecto es un proceso útil de pasos que implica una gran cantidad de análisis y preparación que no caben en una breve hoja de consejos. Es por eso enumeramos los cinco pasos básicos para preparar un plan de gestión de riesgos:

  1. Crear un registro de riesgos
  2. Identificar cualquier riesgo relevante
  3. Realizar un análisis de riesgos
  4. Desarrollar un plan de respuesta
  5. Asignar propietarios para cada riesgo

5. Evitá el desplazamiento del alcance

Esta mejor práctica es el compañero perfecto para el punto cuatro que te acabamos de mencionar, ya que la fuga de alcance es uno de los riesgos de proyecto más comunes que enfrentarás. Tu alcance define el contorno y los límites de tu proyecto.

Te sorprendería lo fácil que es perder de vista esos límites una vez que estás en la mala hierba de la fase de ejecución. Si no tenés cuidado, encontrarás que el tamaño del alcance de tu proyecto crece mucho más allá de las fechas de vencimiento de sus entregables.

Seguí estos consejos para evitar el deslizamiento del alcance:

Lo último que deseás que suceda al ejecutar un proyecto es retrasar tanto que las partes interesadas cuestionen tu capacidad para lograr los resultados que desean.

Es por eso que hemos incluido dos recomendaciones claves para ayudarte a prevenir el aumento del alcance en su proyecto.

  • Incluí el aumento del alcance en tu plan de respuesta al riesgo: es crucial crear reservas de recursos y programación en tu plan de respuesta, que tengan en cuenta la posibilidad de un aumento del alcance debido a cambios en el proyecto.
  • Verificá tu alcance con sus partes interesadas: Tus partes interesadas no comprenderán el proceso involucrado en la adquisición de sus entregables a menos que los ayude a comprender. Involucráte en el proceso de establecer el alcance del proyecto para que sepan exactamente qué se espera, cuándo se espera y cómo los cambios afectarán esos entregables.

6. Definí los entregables de tu proyecto

Este es el seguimiento perfecto para los problemas de desplazamiento del alcance. Un entregable es cualquier tipo de objetivo final o resultado de un proyecto, ya sea un producto o un servicio.

Al planificar tu proyecto y presentar su camino a seguir a las partes interesadas del proyecto, es clave que establezcás exactamente cuáles son esos entregables.

La definición de los entregables de tu proyecto ocurrirá a veces antes de que cree su estructura de desglose del trabajo, pero después de haber tenido tus reuniones iniciales con tus partes interesadas para tener una idea de sus necesidades.

Aquí hay un par de consejos para ayudarte a establecer esos entregables de una manera que satisfaga a estas partes interesadas mientras mantenés tu cordura y la de tu equipo.

  • Llegá a un acuerdo mutuo sobre los entregables con las partes interesadas: esto va de la mano con evitar el aumento del alcance del proyecto, porque si no llega a un acuerdo claro sobre cuáles son los entregables del proyecto, los deja abiertos a la interpretación. Este tipo de vaguedad es lo que conduce a expectativas insatisfechas y estándares poco realistas.
  • Agregá amortiguadores si los entregables están sujetos a cambios: esto es especialmente relevante para los proyectos de desarrollo de software. Si es probable que sus partes interesadas agreguen solicitudes de entrega adicionales, asegúrese de crear reservas de recursos y programación para tener en cuenta estos cambios.

7. Realizar reuniones retrospectivas periódicas

Esto va de la mano con las mejores prácticas de comunicaciones consistentes. El éxito del proyecto exige transparencia, y la manera perfecta de garantizar esa transparencia es realizar reuniones retrospectivas periódicas.

Las retrospectivas son una de las prácticas de gestión de proyectos utilizadas a través de scrum, una de las muchas metodologías de gestión de proyectos basadas en Agile.

Estas reuniones están destinadas a revisar el progreso realizado durante un período de tiempo determinado y reflexionar sobre los éxitos y desafíos que surgieron. Estas reuniones retrospectivas también abren la puerta a una mayor comunicación entre los miembros del equipo, así como con los gerentes.

Realizadas correctamente, las reuniones retrospectivas son un evento fortalecedor y alentador que te ayudará a vos, el gerente, a mantenerse informado y a tu equipo feliz mientras ejecuta un proyecto.

Tomá nota de estos dos consejos claves que te ayudarán mientras realizá estas reuniones.

  • Resaltá los aspectos positivos: es importante que tu equipo se mantenga motivado al ejecutar un proyecto y qué mejor manera de hacerlo que a través del estímulo. De hecho, si es posible, intentá resaltar dos aspectos positivos por cada negativo durante una reunión retrospectiva.
  • Tratá de mantenerlos consistentes: No convirtás las retrospectivas en un inconveniente para tu equipo. Aseguráte de tratar de estructurar y programar tus retrospectivas para que se realicen siempre a la misma hora y día de la semana.

8. Realizar una reunión de conclusión del proyecto

Una reunión de conclusión del proyecto es la oportunidad perfecta para reunir a todos, desde el equipo hasta las partes interesadas del proyecto, para una reflexión final sobre todo lo que sucedió durante la ejecución.

Durante esta reunión, cubrirá sus éxitos, contratiempos y lecciones aprendidas durante el proyecto, junto con las mejoras que se realizarán en el futuro.

Este también es un buen momento para agradecer a todos por su arduo trabajo y reconocer momentos e individuos excepcionales en el equipo.

Funciones de la gestión de proyectos 

La tecnología actual ha hecho maravillas cuando se trata de manejar y distribuir información en todo el mundo y existe una gran selección de herramientas integradas de comunicación y gestión de proyectos que te ayudará a controlar tus actividades de manera más eficiente y hacer que tu equipo sea más productivo.

Una herramienta de gestión de proyectos ayudará a los equipos virtuales a comunicarse mejor y ser más productivos. Sin embargo, no debés confiar demasiado en la tecnología porque siempre hay algunos trabajos que no son adecuados para ella.

Al utilizar un software de gestión de proyectos como Mawi Managers, te permitirá manejar la información de una manera más económica y aprovechar la productividad de tu equipo. Es un verdadero salvavidas para los dueños de negocios ocupados que buscan una forma de entregar su proyecto de la manera más eficiente.

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